Du vet at du må lage tilgjengelig innhold, men hva mener vi med det når vi snakker om tilgjengelige PDF-filer? Vi er her for å hjelpe deg med å forstå alt du trenger å vite om dem!
Hva er forskjellen mellom en PDF og en tilgjengelig PDF?
Et PDF-dokument (Portable Document Format) er et av de mest brukte dokumentene. digitale formater. Med sin allsidighet, ettersom de kan opprettes fra en rekke plattformer, er PDF-filer ofte det foretrukne dokumentformatet for både små og store organisasjoner. Nesten alle programvareverktøy som genererer digitale filer, støtter PDF-formatet og lar til og med brukerne lage PDF-versjoner av filene sine fra programvaren.
De er imidlertid ikke tilgjengelige når de først genereres.
A PDF-dokument anses som tilgjengelig bare hvis den kan brukes av alle på en uavhengig og barrierefri måte. Det betyr at personer som bruker hjelpeteknologi, som for eksempel skjermlesereskal enkelt kunne navigere i dokumentet ditt når det er virkelig tilgjengelig.
Hva er en tilgjengelig PDF?
Et tilgjengelig PDF-dokument er et dokument som er merket på riktig måte, slik at det er enkelt å bruke for alle, og som oppfyller de etablerte standardene for tilgjengelighet, herunder Avsnitt 508, WCAG 2.1 og PDF/UA.
En tilgjengelig PDF gjør det mulig for personer som bruker hjelpeteknologi, som skjermlesere, å se, lese og samhandle med dokumentet på en uavhengig og barrierefri måte.
Hvordan gjør vi PDF-filer tilgjengelige? Det skjer ved at vi tagger en PDF på riktig måte og gir den en struktur.
Hva er tagger i en Adobe PDF-fil?
Når det gjelder PDF-filer, koder eller et taggtre er det som gjør PDF-filer tilgjengelige. De skaper en struktur for dokumentet, som i sin tur blir til tilgjengelighetsmarkeringer som, når de brukes riktig, kan bidra til å optimalisere lese- og brukeropplevelsen for personer som bruker hjelpeteknologi, for eksempel skjermlesere.
De felles elementene som det fokuseres på i PDF-utbedring prosessen inkluderer, men er ikke begrenset til:
- Overskrifter
- Lenker
- Lister
- Tabeller
- Bilder
Når et PDF-dokument er tagget riktig og fullt tilgjengelig og kompatibelt, forbedrer det sluttbrukeropplevelsen og dokumentets søkemotoroptimalisering (SEO), slik at det blir lettere å finne når folk søker etter informasjon.
Arbeidsflyt for å lage tilgjengelige PDF-filer
Det raske og enkle svaret for å lage en tilgjengelig PDF i Adobe Acrobat Pro er som følger:
- Angi dokumentegenskapene.
- Merk PDF-filen (overskrifter, lenker, lister, tabeller, bilder osv.).
- Opprett bokmerker i lengre dokumenter.
- Gjør grafikk eller bilder tilgjengelige ved å legge til alternativ tekst.
- Kontroller fargekontrasten til innholdet i dokumentet.
- Kontroller den logiske leserekkefølgen i vinduet Rekkefølge.
- Opprett navigasjonslenker i dokumentet.
- Gjør bordene dine tilgjengelige.
Dette virker enkelt nok, men det kan være ganske kjedelig og tidkrevende, avhengig av innholdets kompleksitet. Den beste måten å minimere utbedringsarbeidet på, er å gjøre dokumentet så tilgjengelig som mulig. før konvertere den til en PDF-fil.
Ta hensyn til tilgjengelighet før du konverterer dokumenter til PDF-filer
Enten du oppretter et dokument ved hjelp av Microsoft Suite, Google Workspace eller InDesign, vil du spare mye tid ved å gjøre dokumentene så tilgjengelige som mulig når du utbedrer PDF-versjonen.
Bruk av avsnittstilene dine på disse plattformene vil bidra til å legge til taggingstruktur i innholdet ditt, som en
-tagg vil være for Heading 1-elementene dine, mens en
-tagg vil være knyttet til brødteksten din.
Hvis du har bilder, kan du legge til alternativ tekst til dem før du eksporterer til en PDF-fil. Igjen, dette vil spare deg for tid når du utbedrer.
Dette er enkelt for enkle typer dokumenter, men hva med mer komplekse dokumenter, som utfyllbare skjemaer?
Utfyllbare skjemafelt og beskrivelser
Å lage utfyllbare skjemaer er en annen måte organisasjoner bruker PDF-filer på. Hvis PDF-filen inneholder skjemafelt, kan du bruke Verktøy > Tilgjengelighet > Kjør skjemafeltgjenkjenning for å oppdage skjemafelt og gjøre dem interaktive (utfyllbare).
I Adobe Acrobat Pro oppretter du en utfyllbar PDF-fil på følgende måte:
- Åpne Acrobat:
Klikk på "Verktøy" fanen og velg "Forbered skjema."
- Velg en fil eller skann et dokument:
Acrobat vil automatisk analysere dokumentet ditt og legge til skjemafelt.
- Legg til nye skjemafelt:
Bruk verktøylinjen øverst og juster oppsettet ved hjelp av verktøyene i høyre rute.
- Lagre din utfyllbare PDF:
Du kan også dele den med andre eller klikke på Distribuere for å samle inn svar automatisk.
Det virker enkelt nok, men hvor tilgjengelige er de?
Når du oppretter skjemafeltene dine, må du også legge til en verktøytips, som vil være en forklaring på hva som kreves for å besvare spørsmålet på riktig måte. Denne informasjonen brukes av hjelpeteknologi for å gi ytterligere kontekst eller beskrivelse. Når skjemafeltene er lagt til, må personen som oppretter dokumentet, merke feltene på riktig måte i taggtreet for å sikre nøyaktig navigering i selve skjemaet.
Ikke glem å angi fanerekkefølgen
Fanerekkefølgen bestemmer hvordan en bruker kan navigere gjennom feltene i et skjema ved hjelp av tastaturet. Skaperen av skjemaet kan tilpasse fanerekkefølgen fra standardinnstillingen for geografisk rekkefølge (fra venstre til høyre og fra topp til bunn).
For å sjekke rekkefølgen på fanene i PDF-filen, går du til Vis > Verktøy > Skjemaer > Rediger i Adobe Acrobat Pro. Der finner du alle skjemafeltene oppført i den gjeldende fanerekkefølgen i et sidepanel. Du trenger bare å dra feltene til riktig posisjon i fanerekkefølgen.
Reparasjon av problemer med PDF-tagging med Adobe Acrobat Pro
Når det gjelder utbedring, er Adobe Acrobat Pro fortsatt en av de foretrukne programvarene som brukes til å reparere PDF-filer for tilgjengelighet. For å reparere problemer med PDF-tagging med Adobe Acrobat Pro, må du åpne filen Tagger ruten på venstre side av navigasjonen.
Derfra kan du redigere ting som:
Overskrifter
Som navigasjonsverktøy bidrar overskrifter (H1, H2, H3 osv.) til å organisere dokumenter og informere leserne om hva de inneholder.
Overskrifter bidrar til å gjøre innholdet mer forståelig for personer med hjelpemidler ved å dele det inn i lett fordøyelige deler ved å opprette navigasjonspunkter i dokumentet. I tillegg kan personer som bruker hjelpemidler, velge å bare lese overskriftene i et dokument, slik at de vet hva dokumentet inneholder.
En PDF uten overskrifter vil føre til at en bruker av hjelpeteknologi må lese hver linje i dokumentet for å finne det han eller hun leter etter.
Lenker
Når opprette en PDF-filhar du kanskje lagt til lenker som brukerne kan bruke til å lære mer om et bestemt emne. Disse lenkene må merkes som lenker når du utbedrer dem.
Når du ikke angir hvor en lenke fører, er det ikke sikkert at sluttbrukerne skjønner at de forlater dokumentet ditt eller hvor de ender opp.
Lister
Lister har en bestemt måte de må tagges på for å unngå at hvert element ser ut til å være en haug med urelaterte ord uten sammenheng.
Når en liste er tagget riktig, vil den informere sluttbrukerens hjelpemiddelteknologi om antall elementer i en liste og hvor de befinner seg i listen.
Tabeller
Generelt kan tabeller være utfordrende å forstå med hjelpeteknologi. Hver celle må refereres til ved sin rad og kolonne, men det kan være nødvendig med tilleggsinformasjon for å forstå dataene riktig. Ting som kolonne- og radoverskrifter må identifiseres for at rekkefølgen på dataene skal bli enklere å navigere i.
Bilder
For at hjelpemidler skal kunne lese bilder, trenger de alternativ tekst (alt-tekst).
Den alternative teksten formidler "hvorfor" et bilde er relatert til innholdet i et dokument. Det er i hovedsak bildet beskrevet med ord som leses opp av hjelpemidler, som skjermlesere, og indekseres av søkemotorer.
Et bilde som mangler alt-tekst i en PDF, leses som et bilde eller en grafikk, men ingen ytterligere kontekst eller informasjon vil bli gitt.
Hvis bildet bare er dekorativt, trenger det ikke alt-tekst, men det må heller legges inn i dokumentets tagger. Disse elementene kan omfatte, men er ikke begrenset til:
- Bakgrunnsbilder
- Bokser
- Gjentatte logoer
- Designelementer som linjer, sirkler og firkanter
Hva med tagger i kombinerte PDF-filer?
Når du kombinerer flere PDF-filer til én tagget PDF, bør du dobbeltsjekke taggtreet og eventuelt tagge hele det kombinerte dokumentet på nytt.
