Hva er PDF-sanering, og hvorfor er det viktig?

AbleDocs jobber i en verden av digital tilgjengelighet, og vi snakker mye om utbedring av PDF-filer. Men hva betyr det egentlig?

Hva er PDF-sanering?

PDF-sanering er prosessen for å sikre at PDF-dokumenter er tilgjengelige for personer med nedsatt funksjonsevne, særlig de som bruker hjelpemidler for å få tilgang til digitalt innhold. PDF-utbedring innebærer å gjennomgå PDF-dokumentet for å identifisere tilgjengelighetsproblemer og gjøre de nødvendige endringene for å forbedre tilgjengeligheten.

Noen vanlige tilgjengelighetsproblemer som krever utbedring i PDF-er, inkluderer:

1. Mangel på alternativ tekst for bilder: Bilder i et PDF-dokument trenger alternative tekstbeskrivelser som gir en tekstbasert beskrivelse av det visuelle innholdet, slik at personer som bruker skjermlesere kan forstå hva bildet formidler.
2. Feil leserekkefølge: PDF-dokumenter bør struktureres i en logisk leserekkefølge, slik at personer som bruker hjelpemidler kan forstå innholdet i riktig rekkefølge.
3. Utilgjengelige skjemaer: Skjemaer i PDF-dokumenter bør utformes slik at de er tilgjengelige for hjelpemidler, slik at personer som bruker hjelpemidler, kan fylle dem ut.
4. Utilgjengelige tabeller: Tabeller i PDF-dokumenter bør utformes slik at de er tilgjengelige for hjelpeteknologier, slik at personer som bruker hjelpeteknologier, kan forstå innholdet.

PDF-utbedring kan gjøres ved hjelp av ulike verktøy og teknikker, inkludert manuell utbedring, automatiserte verktøy og tredjepartstjenester. Målet med PDF-utbedring er å sikre at PDF-dokumentet er tilgjengelig for alle, uavhengig av deres evner, slik at de fullt ut kan få tilgang til og forstå innholdet i dokumentet.

Hva betyr det å utbedre et dokument?

Å utbedre et dokument betyr å forbedre tilgjengeligheten og brukervennlighet for personer med nedsatt funksjonsevne. Utbedring innebærer å identifisere og utbedre tilgjengelighetshindringer i dokumentet, slik at personer med nedsatt funksjonsevne kan få tilgang til og bruke innholdet i dokumentet.

Utbedring kan omfatte ulike teknikker og verktøy, avhengig av dokumenttype og hvilke tilgjengelighetshindringer som må utbedres. For å utbedre et PDF-dokument kan det for eksempel være nødvendig å legge til alternative tekstbeskrivelser for bilder, omstrukturere leserekkefølgen og sørge for at tabeller og skjemaer er tilgjengelige for hjelpeteknologier.

Saneringsprosessen omfatter vanligvis følgende trinn:

1. Evaluering: Gjennomgå dokumentet for å identifisere tilgjengelighetsbarrierer og avgjøre hvilke utbedringsteknikker som er nødvendige.
2. Planlegging: Utvikle en utbedringsplan som skisserer teknikkene og verktøyene som skal brukes for å løse tilgjengelighetshindringene.
3. Sanering: Bruk de planlagte teknikkene og verktøyene for å utbedre dokumentet og sikre at det er tilgjengelig for personer med nedsatt funksjonsevne.
4. Testing: Test det utbedrede dokumentet for å sikre at det er fullt tilgjengelig og brukbart for personer med nedsatt funksjonsevne.
5. Verifisering: Verifiser tilgjengeligheten til det utbedrede dokumentet ved hjelp av testverktøy, som AbleDocs' ADScan, og hjelpeteknologier.

Ved å utbedre et dokument kan bedrifter og organisasjoner sikre at innholdet deres er tilgjengelig for alle, inkludert personer med nedsatt funksjonsevne. Dette fremmer inkludering, mangfold og likeverd, og sikrer at ingen utestenges fra tilgang til viktig informasjon og tjenester.

Hvordan løser jeg problemer med PDF-tilgjengelighet?

Her er noen trinn for å fikse Problemer med PDF-tilgjengelighet:

1. Identifiser tilgjengelighetsproblemene: Det første trinnet for å løse problemer med PDF-tilgjengelighet er å identifisere de spesifikke tilgjengelighetsbarrierene som må utbedres. Dette kan gjøres ved hjelp av evalueringsverktøy for tilgjengelighet, for eksempel Adobe Acrobats Accessibility Checker eller tredjepartsverktøy for tilgjengelighetstesting.
2. Adressebilder og grafikk: Sørg for at alle bilder og grafikk i PDF-filen har alternative tekstbeskrivelser som nøyaktig beskriver innholdet i bildet for personer som bruke skjermlesere.
3. Rekkefølge for adresselesing: Sørg for at leserekkefølgen i PDF-innholdet er logisk og følger en meningsfull rekkefølge. Dette kan gjøres ved å bruke leserekkefølgeverktøyet i Adobe Acrobat.
4. Adressetabeller: Sørg for at tabeller i PDF-filen er riktig merket og har passende overskriftsceller, slik at personer som bruker hjelpemidler kan forstå innholdet i tabellen.
5. Adresseskjemaer: Sørg for at alle skjemafeltene i PDF-filen er riktig merket og har passende etiketter og instruksjoner, slik at personer som bruker hjelpemidler, kan fylle ut skjemaet.
6. Bruk tydelige og lesbare skrifttyper: Bruk skrifttyper som er lette å lese og forstå, og unngå å bruke fancy skrifttyper eller skrifttyper som er vanskelige å lese.
7. Legg til bokmerker og lenker: Legg til bokmerker og lenker i PDF-dokumentet for å gjøre det lettere for brukerne å navigere i dokumentet.
8. Test PDF-filen: Test PDF-filen ved hjelp av hjelpeteknologier, for eksempel skjermlesere og talegjenkjenningsprogramvare, for å sikre at tilgjengelighetsproblemene er løst og at dokumentet er fullt tilgjengelig.

Hvordan kan jeg forbedre PDF-tilgjengeligheten?

La oss se på noen av disse vanlige elementene i utbedringsløsninger i en PDF og hvorfor de er viktige.

Overskrifter

Som navigasjonsverktøy bidrar overskrifter (H1, H2, H3 osv.) til å organisere dokumenter og informere leserne om hva de inneholder.

Overskrifter bidrar til å gjøre innholdet mer forståelig for personer med hjelpemidler ved å dele det inn i lett fordøyelige deler ved å opprette navigasjonspunkter i dokumentet. I tillegg kan personer som bruker hjelpemidler, velge å bare lese overskriftene i et dokument, slik at de vet hva dokumentet inneholder.

En PDF uten overskrifter vil føre til at en bruker av hjelpeteknologi må lese hver linje i dokumentet for å finne det han eller hun leter etter.

Lenker

Når du oppretter en PDF, har du kanskje lagt til lenker for at brukerne skal lære mer om et bestemt emne. Disse lenkene må merkes som lenker når du utbedrer dem.

Når du ikke angir hvor en lenke fører, er det ikke sikkert at sluttbrukerne skjønner at de forlater dokumentet ditt eller hvor de ender opp.

Lister

Lister har en bestemt måte de må tagges på for å unngå at hvert element ser ut til å være en haug med urelaterte ord uten sammenheng.

Når en liste er tagget riktig, vil den informere sluttbrukerens hjelpemiddelteknologi om antall elementer i en liste og hvor de befinner seg i listen.

Tabeller

Generelt kan tabeller være utfordrende å forstå med hjelpeteknologi. Hver celle må refereres til ved sin rad og kolonne, men det kan være nødvendig med tilleggsinformasjon for å forstå dataene riktig. Ting som kolonne- og radoverskrifter må identifiseres for at rekkefølgen på dataene skal bli enklere å navigere i.

Bilder

For hjelpemiddelteknologi for å lese bilder, krever de alternativ tekst (alt-tekst).

Den alternative teksten formidler "hvorfor" et bilde er relatert til innholdet i et dokument. Det er i hovedsak bildet beskrevet med ord som leses opp av hjelpemidler, som skjermlesere, og indekseres av søkemotorer.

Et bilde som mangler alt-tekst i en PDF, leses som et bilde eller en grafikk, men ingen ytterligere kontekst eller informasjon vil bli gitt.

Nå, hvis bildet bare er dekorativt, trenger det ikke alt-tekst, men det må heller være artefakter i dokumentets tagger. Disse elementene kan omfatte, men er ikke begrenset til:

• Bakgrunnsbilder
• Bokser
• Gjentatte logoer
• Designelementer som linjer, sirkler og firkanter

Rekkefølge for lesing

Når det gjelder leserekkefølge, er det som det heter - du angir rekkefølgen på elementene i dokumentet som skal leses. Når PDF-filen din mangler en identifisert leserekkefølge, vil ikke hjelpemidler forstå hvordan de skal navigere nedover siden, noe som fører til en rotete og inkonsekvent sluttbrukeropplevelse.

Selv om dokumentet ditt har en leserekkefølge, er det viktig å sjekke at det leses på samme måte som du vil at det skal leses som innholdsskaperen.