Når det gjelder tilgjengelige PDF-filerhører man mye om at dokumenter blir tagget. Med PDF-utbedring er tidkrevende, er det lett for noen å bli fristet til å merke en PDF automatisk i stedet. Dette vil imidlertid ikke gjøre PDF-filen din tilgjengelig slik du tror.

La oss ta en nærmere titt på dette.

Hva er en tagget PDF?

La oss starte med det grunnleggende - hva er en tagget PDF? I hovedsak refererer en tagget PDF til en type PDF som har noe som kalles et taggtre, i likhet med HTML, som gir og definerer dokumentets struktur.

Hvorfor er det viktig å tagge en PDF-fil?

Når du tagger en PDF-fil på riktig måte, gir du dokumentet struktur. Denne strukturen blir i sin tur til tilgjengelighetsmarkeringer som, når de brukes riktig, kan bidra til å optimalisere lese- og brukeropplevelsen for personer som bruker hjelpeteknologi, for eksempel skjermlesere.

Hva betyr det å merke PDF-dokumenter automatisk?

I Adobe Acrobat finnes det en funksjon som lar deg automatisk merke et dokument som ikke allerede har et merketre tilknyttet. Acrobat ble imidlertid ikke utviklet for å være et tilgjengelighetsverktøy; det er et publiseringsverktøy. Det betyr at verktøyene for automatisk tagging ikke er avanserte nok til å tagge et dokument fullt ut for å gjøre det fullt tilgjengelig.

Kan PDF-dokumenter tagges automatisk for tilgjengelighet?

Det korte svaret er nei, du kan ikke automatisk merke PDF-dokumenter for tilgjengelighet.

Selv om automatisk tagging kan brukes som et utgangspunkt, utbedrer det ikke dokumentet ditt fullstendig. Du må fortsatt korrigere det manuelt for å sikre at taggene er nøyaktige og for å løse eventuelle feil i det.

Acrobat kan for eksempel ikke tolke variasjoner i stil gjennom hele dokumentet, så det kan hende at den tagger alt med samme struktur, selv om de faktisk er forskjellige.

Adobe AutoTag-funksjonen er bare starten på en lengre prosess for å oppfylle noen av de tilgjengelige standardene, inkludert Avsnitt 508, WCAG 2.1 og PDF/UA.

I tillegg er Acrobats Tilgjengelighetskontroll ser bare etter de grunnleggende tilgjengelighetskontrollpunktene i et dokument, f.eks:

• Bilder med alternativ tekst
• Overskriftsnivåer for navigasjon
• Dokumentets egenskaper
• Og andre grunnleggende innstillinger

Det sertifiserer faktisk ikke at filene er fullt tilgjengelige og oppfyller de offisielle standardene.

Forstå Adobe Acrobats taggtre etter automatisk tagging

Vi har allerede gjort oppmerksom på at du ikke får en tilgjengelig PDF ved å bruke Acrobats funksjon for automatisk tagging. Men hvorfor ikke? I teorien gir det den strukturen som kreves for at et dokument skal kunne navigeres. Så hvorfor er ikke det nok?

Vel, fordi Acrobat ikke i seg selv er et tilgjengelighetsverktøy, tagger det ikke riktig. Det gjør antagelser i den automatiske merkingen, noe som kan føre til at dokumentet fortsatt ikke er tilgjengelig.

Når det gjelder tekst, kan den slås sammen med et bilde hvis det er et i nærheten. Du ser dette ofte med brevhode, der teksten i brevhodet er kombinert med logoen, noe som gjør den overordnede taggen til en

-tagg i stedet for en

-tagg.

I tillegg blir noen tekstbokser tagget som bilder i stedet for at selve teksten blir tagget riktig. Siden Adobes AutoTag-funksjon ikke har muligheter for optisk tegngjenkjenning (OCR), er det ikke mulig for den automatiske taggen å løse dette problemet. Noen må gå inn manuelt og løse problemet.

Et annet spørsmål er knyttet til overskrifter i dokumentet. Siden Acrobats AutoTag-funksjon ikke har et kresent øye for hvilke nivåoverskrifter den skal bruke, antar den bare, og er vanligvis feil med sine antagelser. Basert på størrelse kan den for eksempel gjøre noe til en

-tagg i stedet for en

-tagg.

Lister gir et annet problem med automatisk tagging. For eksempel, til tross for at lister har punkter, er punktene i seg selv vanligvis ikke tagget riktig, og dermed ikke brukt. En person som bruker hjelpeteknologi, vil få en rekke verk uten å forstå sammenhengen, fordi listetaggingen er feil.

Dette er bare noen av de vanligste problemene som oppstår med automatisk tagging i Adobe Acrobat. Men som nevnt tidligere kan det være et utgangspunkt for utbedrere når de jobber med et dokument. Det kan bare ikke være det eneste trinnet.

Programvare for PDF-tagging

Selv om Adobe Acrobats funksjon for automatisk tagging ikke vil gi deg en fullt tilgjengelig og kompatibel PDFkan programmet i seg selv hjelpe deg med å oppnå dette resultatet med manuell utbedring.

Ved hjelp av Adobe Acrobat Pro kan brukerne følge ulike veiledninger for å lage tilgjengelige dokumenter og utbedre eventuelle problemer som dukker opp. De kan teste for problemer ved hjelp av ADScan som vil gi brukerne en Detaljrapport om tilgjengelighet, og påpeke eventuelle tilgjengelighetsproblemer i dokumentet.

Er du usikker på hvor du skal begynne med merking? AbleDocs' ADTraining kan gi deg en-til-en- eller gruppeopplæringsmuligheter for å lede deg og teamet ditt gjennom å gjøre en PDF tilgjengelig, inkludert testing og utbedring av problemer som er flagget.

Hvis du bruker Adobe InDesign til å lage dokumentene dine, kan du bruke MadeToTag-plugin-modulen til å klargjøre InDesign-dokumentene dine for eksport som tilgjengelige og taggede PDF-filer.