PDF (Portable Document Format) er et meget udbredt format til dokumenter, der skal deles elektronisk. Det er dog ikke alle PDF'er er tilgængelige for alle, især for handicappede. Derfor er det vigtigt at gøre PDF-filer kompatible med afsnit 508.
Section 508 er en lov, der kræver, at al elektronisk og informationsteknologi (EIT) skal være tilgængelige for handicappede. Loven gælder for alle føderale agenturer og alle organisationer, der modtager føderale midler. Den sikrer, at personer med handicap har samme adgang til information og kommunikation som alle andre.
Her er nogle trin til at gøre din PDF kompatibel med afsnit 508:
Brug et PDF-redskab, der understøtter funktioner til tilgængelighed.
Ikke alle PDF-redskaber understøtter funktioner til tilgængelighed. Du bør bruge et værktøj som giver dig mulighed for at tilføje alternativ tekst til billeder, oprette tags til overskrifter og tilføje metadata til dokumentet. Adobe Acrobat Pro og Microsoft Word er populære værktøjer, der understøtter funktioner til tilgængelighed.
Tilføj alternativ tekst til billeder.
Alternativ tekst, eller alt-tekst, er en beskrivelse af et billede, som kan læses af skærmlæsere. Skærmlæsere er softwareprogrammer, der læser indholdet af et dokument højt for personer med synshandicap. Alt-tekst hjælper personer med synshandicap med at forstå betydningen af billederne i dit dokument.
Hvis du vil tilføje alt-tekst i Adobe Acrobat Pro, skal du højreklikke på billedet og vælge "Rediger Alt-tekst". I Microsoft Word skal du højreklikke på billedet, vælge "Format Picture" og derefter vælge "Alt-Text".
Opret tags til overskrifter.
Overskrifter hjælper med at organisere indholdet i dit dokument og gør det lettere for handicappede at navigere i det. De forbedrer også læsbarheden af dit dokument for alle brugere.
Hvis du vil oprette overskrifter i Adobe Acrobat Pro, skal du vælge den tekst, du vil bruge som overskrift, og derefter vælge "Tilføj tag". I Microsoft Word skal du bruge funktionen "Stilarter" til at formatere overskrifter.
Tilføj metadata til dokumentet.
Metadata er oplysninger om dokumentet, som ikke er synlige for brugeren. De omfatter dokumentets titel, forfatter og sprog. Tilføjelse af metadata hjælper personer med handicap med at forstå formålet med dokumentet og dets indhold.
Hvis du vil tilføje metadata i Adobe Acrobat Pro, skal du vælge "File" og derefter "Properties" (Egenskaber). I Microsoft Word skal du vælge "File" og derefter "Info".
Sådan kontrollerer du, om din PDF-fil er i overensstemmelse med Section 508
Når du har foretaget de nødvendige ændringer i dokumentet, er det vigtigt at kontrollere dets tilgængelighed. Adobe Acrobat Pro og Microsoft Word har indbyggede tilgængelighedskontroller, som kan identificere eventuelle problemer med dokumentet.
Når du har oprettet din PDF og gjort den tilgængelig, kan du teste den ved hjælp af AbleDocs' ADScan, som giver dig mulighed for at kontrollere individuelle dokumenter i forhold til PDF/UA-overensstemmelse.
Kan du gøre et MS Word-dokument kompatibelt med afsnit 508?
Ja, det er muligt at gøre et MS Word-dokument kompatibelt med afsnit 508.
Afsnit 508 i Rehabilitation Act of 1973 kræver, at elektronisk og informationsteknologi, der udvikles, indkøbes, vedligeholdes eller anvendes af den føderale regering, skal være tilgængelig for handicappede. Word-dokumenter, som er et populært værktøj til at skabe og dele information, skal gøres tilgængelige for at overholde denne lov.
Her er nogle tips til, hvordan du kan gøre et Word-dokument 508-kompatibelt:
- Brug et klart og enkelt sprog: Brug et klart sprog, der er let at forstå. Undgå jargon eller komplicerede sætninger.
- Brug beskrivende overskrifter: Brug beskrivende overskrifter for at hjælpe brugerne med at navigere i dokumentet. Overskrifterne skal klart beskrive indholdet af afsnittet.
- Brug alternativ tekst til billeder: Billeder bør have alternativ tekst, der beskriver billedets indhold. Skærmlæsere og andre hjælpeteknologier bruger alternativ tekst til at formidle billedets indhold til brugeren.
- Brug tilgængelige farver: Sørg for, at de farver, der anvendes i dokumentet, opfylder standarderne for tilgængelighed. Undgå f.eks. at bruge farver, der er svære at skelne, f.eks. rød og grøn.
- Brug tabeller og lister på passende vis: Brug tabeller og lister til at organisere oplysningerne i dokumentet. Tabellerne skal have passende overskrifter, og listerne skal være korrekt formateret.
- Sørg for tilgængelige hyperlinks: Sørg for, at hyperlinks er beskrivende og giver brugerne tilstrækkelig kontekst til at forstå, hvor linket fører dem hen.
- Brug det korrekte sprog for at sikre tilgængelighed: Brug det korrekte sprog til at henvise til handicappede. Brug f.eks. "person med et handicap" i stedet for "handicappet person".
- Test for tilgængelighed: Brug tilgængelighedsværktøjer, f.eks. Microsoft Accessibility Checker, til at teste dokumentet for tilgængelighed. Sørg for, at dokumentet kan læses med skærmlæsere og andre hjælpeteknologier. Hvis du konverterer Word-dokumentet til en PDF-fil, skal du kontrollere dokumentets tilgængelighed ved hjælp af AbleDocs' ADScan software, så du kan se, hvor tilgængelig og kompatibel den er i forhold til PDF/UA-standarderne.
