Du ved, at du skal skabe tilgængeligt indhold, men hvad mener vi, når vi taler om tilgængelige PDF-filer? Vi er her for at hjælpe dig med at forstå alt, hvad du har brug for at vide om dem!

Hvad er forskellen mellem en PDF og en tilgængelig PDF?

Et PDF-dokument (Portable Document Format) er et af de mest anvendte digitale formater. PDF-filer er alsidige, da de kan oprettes fra en række forskellige platforme, og derfor er de ofte det foretrukne dokumentformat for både små og store organisationer. Næsten alle softwareværktøjer, der genererer digitale filer, understøtter PDF-formatet og giver endda brugerne mulighed for at oprette PDF-versioner af deres filer fra deres softwareapps.

De er dog ikke tilgængelige, når de først genereres.

A PDF-dokumentet betragtes som tilgængeligt kun hvis den kan bruges af alle på en uafhængig og barrierefri måde. Det betyder, at personer, der bruger hjælpemidler, som f.eks. skærmlæsere, skal du nemt kunne navigere i dit dokument, når det er tilgængeligt.

Hvad er en tilgængelig PDF-fil?

En tilgængelig PDF-fil er et dokument, der er blevet korrekt tagget, hvilket gør det universelt let at bruge og opfylder de etablerede standarder for tilgængelighed, herunder Afsnit 508, WCAG 2.1 og PDF/UA.

En tilgængelig PDF-fil giver personer, der bruger hjælpemidler som f.eks. skærmlæsere, mulighed for at se, læse og interagere med dokumentet på en uafhængig og barrierefri måde.

Hvordan gør vi PDF-filer tilgængelige? Det sker, når vi tagger en PDF korrekt, en PDF og giver den en struktur.

Hvad er tags i en Adobe PDF-fil?

Når det drejer sig om PDF-filer, tags eller et tags-træ er det, der gør PDF-filer tilgængelige. De skaber en struktur for dokumentet, som igen bliver til de tilgængelighedsmarkeringer, der, når de anvendes korrekt, kan hjælpe med at optimere læse- og brugervenligheden for personer, der bruger hjælpemidler som f.eks. skærmlæsere.

De fælles elementer, der er fokuseret på i PDF-sanering processen omfatter, men er ikke begrænset til:

• Overskrifter
• Links
• Lister
• Tabeller
• Billeder

Når et PDF-dokument er korrekt tagget og fuldt tilgængeligt og kompatibelt, forbedrer det slutbrugeroplevelsen og dokumentets søgemaskineoptimering (SEO), så det bliver lettere at finde, når folk søger efter oplysninger.

Arbejdsgang til oprettelse af tilgængelige PDF-filer

Det hurtige og nemme svar på, hvordan du opretter en tilgængelig PDF i Adobe Acrobat Pro, er som følger:

1. Indstil dokumentegenskaberne.
2. Mærk PDF-filen (overskrifter, links, lister, tabeller, billeder osv.)
3. Opret bogmærker i længere dokumenter.
4. Gør grafik eller billeder tilgængelige ved at tilføje alternativ tekst.
5. Kontroller farvekontrasten for indholdet i dokumentet.
6. Kontroller den logiske læsningsrækkefølge i ruden Ordre.
7. Opret navigationslinks i dokumentet.
8. Gør dine borde tilgængelige.

Det ser umiddelbart let ud, men det kan være ret besværligt og tidskrævende, afhængigt af indholdets kompleksitet. Den bedste måde at minimere din afhjælpningsindsats på er ved at gøre dit dokument så tilgængeligt som muligt før konvertere det til en PDF-fil.

Overvej tilgængelighed, før du konverterer dokumenter til PDF-filer

Uanset om du opretter et dokument ved hjælp af Microsoft Suite, Google Workspace eller InDesign, vil det spare dig en betydelig mængde tid, når du skal rette op på PDF-versionen, hvis du sikrer, at du gør dokumenterne så tilgængelige som muligt.

Ved at bruge dine afsnitsstile på disse platforme kan du tilføje en tagstruktur til dit indhold, f.eks. et

-tag til dine overskrift 1-elementer, mens et

-tag vil være forbundet med din brødtekst.

Hvis du har billeder, skal du tilføje alternativ tekst til dem, før du eksporterer til en PDF-fil. Det sparer dig igen tid, når du skal rette op på det.

Det er nemt for simple typer dokumenter, men hvad med mere komplekse dokumenter som f.eks. formularer, der kan udfyldes?

Formularfelter og beskrivelser, der kan udfyldes

Oprettelse af formularer, der kan udfyldes, er en anden måde, hvorpå organisationer bruger PDF-filer. Hvis din PDF-fil indeholder formularfelter, skal du bruge Værktøjer > Tilgængelighed > Kør genkendelse af formularfelter til at registrere formularfelter og gøre dem interaktive (udfyldbare).

I Adobe Acrobat Pro opretter du en PDF-fil, der kan udfyldes, på følgende måde:

1. Åbn Acrobat:

Klik på den "Værktøj" og vælg "Forbered formular."

• Vælg en fil eller scan et dokument:

Acrobat analyserer automatisk dit dokument og tilføjer formularfelter.

• Tilføj nye formularfelter:

Brug den øverste værktøjslinje, og juster layoutet ved hjælp af værktøjerne i højre rude.

• Gem din PDF-fil, der kan udfyldes:

Du kan også dele den med andre eller klikke på Distribuere til automatisk at indsamle svar.

Det virker simpelt nok, men hvor tilgængelige er de?

Når du opretter dine formularfelter, skal du også tilføje en værktøjsspids, som vil være en forklaring på, hvad der kræves for at besvare spørgsmålet korrekt. Disse oplysninger bruges af hjælpeteknologi til at give yderligere kontekst eller beskrivelse. Når formularfelterne er blevet tilføjet, skal den person, der opretter dokumentet, derefter mærke felterne korrekt i tagtræet for at sikre korrekt navigation i selve formularen.

Glem ikke at indstille fanebladets rækkefølge

Fanenes rækkefølge bestemmer, hvordan en bruger kan navigere gennem felterne i en formular ved hjælp af et tastatur. Skaberen af formularen kan tilpasse fanebladets rækkefølge fra standardindstillingen af geografisk rækkefølge (fra venstre mod højre og fra top til bund).

For at kontrollere fanebladets rækkefølge i PDF'en skal du gå til Vis > Værktøjer > Formularer > Rediger i Adobe Acrobat Pro. Der finder du alle formularfelter opført i deres aktuelle fanebladrækkefølge i et sidepanel. Du skal blot trække felter til deres korrekte position i fanebladet.

Reparation af problemer med PDF-markering med Adobe Acrobat Pro

Når det drejer sig om afhjælpning, er Adobe Acrobat Pro stadig en af de mest anvendte programmer til at rette PDF-filer med henblik på tilgængelighed. For at reparere problemer med PDF-markering med Adobe Acrobat Pro skal du åbne Tags i venstre side af navigationslinjen.

Derfra kan du redigere ting som:

Overskrifter

Overskrifter (H1, H2, H3 osv.) er navigationsværktøjer, der hjælper med at organisere dokumenter og informere læseren om, hvad de indeholder.

Overskrifter hjælper med at gøre indholdet mere forståeligt for personer med hjælpemidler ved at opdele det i let fordøjelige afsnit og skabe navigationsmærker i dokumentet. Desuden kan personer, der bruger hjælpemidler, vælge kun at læse overskrifterne i et dokument, så de kan vide, hvad dokumentet indeholder.

En PDF-fil uden overskrifter ville få en bruger af hjælpemidler til at læse hver eneste linje i dokumentet for at finde det, han/hun leder efter.

Links

Når oprettelse af en PDFhar du måske tilføjet links, så dine brugere kan få mere at vide om et bestemt emne. Disse links skal markeres som links, når du retter op på dem.

Når du ikke angiver, hvor et link fører hen, er slutbrugerne måske ikke klar over, at de forlader dit dokument, eller hvor de ender.

Lister

Lister har en særlig måde at blive tagget på for at undgå, at hvert element ser ud til at være en masse ord uden sammenhæng uden sammenhæng.

Når en liste er korrekt tagget, informerer den slutbrugerens hjælpeteknologi om antallet af elementer på listen og hvor de befinder sig i listen.

Tabeller

Generelt kan det være svært at forstå tabeller med hjælpemidler. Der skal henvises til hver celle med dens række og kolonne, men der kan være behov for yderligere oplysninger for at forstå dataene korrekt. Ting som kolonne- og rækkeoverskrifter skal identificeres for at gøre det lettere at navigere i rækkefølgen af dataene.

Billeder

For at hjælpeteknologi kan læse billeder, skal de have alternativ tekst (alt-tekst).

Den alternative tekst formidler "hvorfor" et billede er relateret til indholdet af et dokument. Det er i bund og grund billedet beskrevet med ord, der læses højt af hjælpemidler, f.eks. skærmlæsere, og som indekseres af søgemaskiner.

Et billede uden alt-tekst i en PDF-fil bliver læst som et billede eller en grafik, men der gives ingen yderligere kontekst eller oplysninger.

Hvis billedet blot er dekorativt, kræver det ikke alt-tekst, men det skal snarere være artefakteret i dokumentets tags. Disse elementer kan omfatte, men er ikke begrænset til:

• Baggrundsbilleder
• Kasser
• Gentagende logoer
• Designelementer som linjer, cirkler og firkanter

Hvad med tags i kombinerede PDF-filer?

Når du kombinerer flere PDF-filer til én tagget PDF-fil, skal du dobbelttjekke tagtræet og eventuelt tagge hele det kombinerede dokument på ny.